Endlich Urlaub. Jetzt nur noch kurz den Abwesenheitsassistenten des E-Mail-Programms einrichten – und los geht’s. Aber wie formuliert man eine Abwesenheitsnotiz richtig, bevor man sich in den Urlaub verabschiedet?

„Ich bin dann mal weg…“

Denken Sie daran: eine Abwesenheitsnotiz ist wie eine Visitenkarte für das Unternehmen. Ist sie gut geschrieben, fühlen sich Kunden und Dienstleister bestens aufgehoben, obwohl sie ihr Anliegen nicht sofort und wie gewohnt platzieren können. Ist sie aber unvollständig oder unangemessen formuliert, kann die Abwesenheitsnachricht dem Empfänger durchaus negativ im Gedächtnis bleiben.

Aufbau einer Abwesenheitsnotiz – was Sie beachten müssen

In eine gelungene Abwesenheitsnotiz gehören folgende Elemente:

  • Betreff: Klassisch wird in den Betreff „Abwesenheitsnotiz“ geschrieben. Aber Vorsicht, diese E-Mail landet auch schnell im Spam. Das sollte besser vorher getestet werden. Alternativ kann auch „Vielen Dank“ oder „Ich bitte um etwas Geduld“ im Betreff stehen.
  • Bedanken: Begrüßen und bedanken Sie sich beim Absender. So fühlt er sich wertgeschätzt, auch wenn er Sie nicht erreicht.
  • Anrede: Weil eine Begrüßung Pflicht ist, können Sie jederzeit zum formellen „Sehr geehrte Damen und Herren“ greifen.
  • Abwesenheit: Kommunizieren Sie klar, wann Sie wieder erreichbar sind. „Ab den XY bin ich wieder da“ – das ist positiver formuliert als der Satz „Ich bin bis zum 12. August nicht im Hause“.
  • Alternativen: Werden die E-Mails während Ihrer Abwesenheit gelesen oder automatisch an eine Vertretung weitergeleitet und bearbeitet? Wenn nicht, wen kann der Absender in dringenden Fällen erreichen? Geben Sie Ihrem Kontakt für dringende Fälle einen alterativen Ansprechpartner.
  • Mehrsprachigkeit: Wenn Sie mit Kollegen oder Kunden aus dem Ausland zusammenarbeiten, sollten Sie nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch zu verfassen.

Was wiederum NICHT in die Abwesenheitsnotiz gehört, sind irgendwelche Details zum Urlaub!

Wir wünschen Ihnen einen schönen und erholsamen Urlaub!

Bild: ©naturalpastel / Pixabay 1925752

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