Effizient arbeiten bedeutet, ein Ziel oder Ergebnis mit einem möglichst geringen Aufwand oder mit einem bestimmten Einsatz einen möglichst großen Ertrag zu erreichen. Im Arbeitsalltag sind es häufig kleine Arbeiten und Routineaufgaben, die besonders viel Zeit kosten. Tatsächlich kann man seine Arbeitseffizienz schon mit wenigen, einfachen Maßnahmen merkbar steigern.

So setzen Sie Ihre Arbeitskraft optimal ein

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Starten Sie den Tag mit einem Plan
Nehmen Sie sich vor Arbeitsbeginn ein paar Minuten Zeit und notieren Sie die wichtigsten unerledigten Aufgaben und strukturieren Sie diese: Was muss heute unbedingt erledigt werden? In welchen Projekten will ich heute vorankommen? Beginnen Sie mit den Aufgaben, die besonders wichtig sind, die überschaubar sind oder die sich ohne Abstimmung mit anderen erledigen lassen.
Nicht vergessen: planen Sie Zeit für Ungeplantes ein und haken Sie Erledigtes ab!

Telefon anstatt E-Mails
Suchen Sie bei Problemen den telefonischen Kontakt und setzen Sie sich dabei immer das Ziel, den Vorgang endgültig abzuschließen. E-Mails führen häufig zu Rückfragen und mehreren Kommunikationsschleifen, bis ein Sachverhalt endgültig geklärt ist. Darum besser gleich zum Telefonhörer greifen und den Vorgang in einem „Aufwasch“ erledigen.

Erst die Arbeit, dann die E-Mails
Das Lesen und Beantworten von E-Mails kostet häufig viel Zeit und lenkt oftmals vom eigentlichen Tagesgeschäft ab. Planen Sie daher feste Zeiten für das Checken Ihrer E-Mails ein (nicht mehr als drei- oder vier Mal am Tag). Auf diese Weise kann man gebündelt Mails bearbeiten, das spart eine Menge Zeit.

Ordnung am Arbeitsplatz
Mit einem aufgeräumten Schreibtisch/Arbeitsplatz verringern Sie Ihre Suchzeit während des Arbeitstages erheblich (z.B. nach Unterlagen und Notizen). Vermeiden Sie jede Form von Überfluss, vor allem bei Papier und Büromaterial. Am besten jeden Tag vor dem Feierabend klar Schiff machen, dann kann es am nächsten Arbeitstag wohlgeordnet weitergehen.

Lassen Sie sich helfen
Sie müssen nicht alles selbst machen: binden Sie Ihre Umgebung so weit wie möglich in Ihre Abläufe ein. Delegieren Sie Aufgaben. Ist das nicht möglich, prüfen Sie, ob Sie sich bei Teilaufgaben helfen lassen können. Alles, was Sie nicht selbst machen müssen, spart Zeit. Zeit, in der Sie etwas anderes erledigen können.

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Nutzen Sie Vorlagen und Checklisten
Vieles lässt sich anhand von Vorlagen erledigen: einmal entwickelt, können diese – mit oder ohne Anpassungen – immer wieder genutzt werden. Greifen Sie deshalb bei Ihren Aufgaben auf vorhandene Vorlagen und Checklisten zurück.

Effizienz am Arbeitsplatz ist eine kluge Strategie, seine Arbeitsleistung und sein Wohlbefinden gleichzeitig zu verbessern! Wer lernt Störfaktoren auszuschalten, sich nach Plan auf Etappenziele zu konzentrieren, der fällt selten Dauerstress zum Opfer.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen!

Foto: Pixabay 1955256

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